Den Konferenzraum einrichten mit AV-Technik

Der Konferenzraum ist das Aushängeschild eines Unternehmens und zugleich Ort für große Entscheidungen. Damit hier die Kommunikation reibungslos funktioniert, braucht es ein maßgeschneidertes System aus digitaler AV-Technik.

Individuelle Technik im Konferenzraum

Mit seiner sorgsam ausgewählten Einrichtung repräsentiert der Konferenzraum das Leitbild des Unternehmens. Hier tagen Vorstand und Aufsichtsrat, hier werden die wichtigsten Kunden und Partner aus der ganzen Welt empfangen. Gute Kommunikation gelingt im Konferenzraum nur, wenn sich die Teilnehmer exzellent sehen und hören können und die besprochenen Inhalte für alle erkennbar sind. Bei Videokonferenzen kommt die Anforderung einer verlustfreien Übertragung von Bild und Ton hinzu. Für all das sorgt ein individuell geplantes AV-System.

Es besteht aus fein aufeinander abgestimmten Komponenten der digitalen Bild- und Tontechnik. Dazu zählen unter anderem eine große Anzeigefläche, auf der sich digitale Inhalte hochauflösend darstellen lassen, sowie eine ausgeklügelte Lautsprecher- und Mikrofontechnik. Der Konferenzraum hat sehr hohe technische Ansprüche. Deshalb funktionieren vorgefertigte All-in-One-Systeme hier nicht. Gefragt sind individuell angepasste Lösungen, die nur spezialisierte AV-Unternehmen entwickeln können.

Beratung, Konzeption und Installation

Die Planung und Umsetzung der Konferenzraumtechnik ist ein klar strukturierter Prozess. Wichtig für das Kundenunternehmen ist ein persönlicher Ansprechpartner, der das Vorhaben von A bis Z begleitet. Üblicherweise läuft das Projekt „Konferenzraum einrichten“ in sechs Schritten ab:

  • Erstberatung mit konkreter Bedarfsanalyse
  • Vor-Ort-Begehung inkl. Aufmaß, Licht- und Akustikanalyse
  • Konzeption des AV-Systems inkl. Einbindung in das Mobiliar
  • Montage, Installation und Feinjustierung aller Komponenten
  • Intensive Nutzerschulung im Umgang mit der neuen Technik
  • Fortlaufende Serviceleistungen inkl. technischer Wartung

Die AV-Technik im Überblick

Jeder Konferenzraum ist also einzigartig und benötigt eine individuelle Kommunikations-Lösung. Dabei gibt es einige Basistechnologien, die in keinem Konferenzraum fehlen sollten und sich als System miteinander verbinden. Dazu zählen eine großformatige Bildanzeige, passende Lautsprecher- und Mikrofontechnik, eine professionelle Kamera für Videokonferenzen, das Mobiliar sowie eine zentrale Mediensteuerung.

Digitale Großbildanzeige

Eine hochauflösende Anzeigefläche sorgt dafür, dass digitale Inhalte exzellent zu sehen sind und zahlt zugleich auf die Repräsentativität des Konferenzraums ein. Meist fällt die Wahl auf einen leuchtstarken Beamer oder ein überdimensioniertes Large Format Display. Die Größe der Bilddiagonale ist von den Raummaßen und der Entfernung der Sitzplätze zur Anzeigefläche abhängig, sollte in Konferenzräumen aber in der Regel mindestens 100 Zoll (254 cm) betragen. Die Entscheidung für ein bestimmtes Display oder einen bestimmten Beamer hängt zudem von den Lichtverhältnissen im Raum ab. Im Sinne der umweltgerechten AV-Technik spielen auch Energieeffizienz und Umweltverträglichkeit eine wichtige Rolle.

Lautsprecher mit natürlichem Klang

Auch die Audiotechnik muss sich an den konkreten räumlichen Gegebenheiten orientieren. Je nach Wandmaßen sowie Positionierung der Möbel und Sitzplätze muss die Schallentwicklung individuell plan- und einstellbar sein. Für Konferenzräume empfiehlt sich zudem eine Lautsprechertechnik, die besonders für die Verstärkung und authentische Wiedergabe der menschlichen Stimme geeignet ist. Die Installation der Geräte erfolgt so, dass sie sich elegant in das Interieur einfügen und, wenn gewünscht, sogar unsichtbar sind. Besonders wichtig ist es, mögliche Rückkopplungseffekte mit der installierten Mikrofontechnik zu vermeiden.

Passende Mikrofontechnik

Wer im Konferenzraum spricht, dessen Stimme hat Gewicht: Um die Wortbeiträge der Sitzungsteilnehmer für alle in hoher Qualität hörbar zu machen, erhält meist jeder Sitzplatz ein eigenes Mikrofon. Die einzelnen Mikrofone lassen sich über eine zentrale Steuerung gezielt an- und abschalten, um eventuelle Tonüberschneidungen zu vermeiden. Zudem lässt sich die Lautstärke der Beiträge der verschiedenen Sprecher angleichen. Das sorgt für beste Verständlichkeit im Konferenzraum und ist zudem unabdingbar für Videokonferenzen, in denen weitere Teilnehmer zugeschaltet werden und sich die Sprecherzahl damit nochmals erhöht.

Kamera und Videokonferenz

Gerade internationale Meetings finden nicht mehr unbedingt vor Ort statt, sondern werden zunehmend als Videokonferenz digital oder hybrid durchgeführt. Dazu braucht es neben der Anzeige-, Lautsprecher- und Mikrofontechnik eine leistungsstarke Kamera, die den kompletten Konferenzraum ablichtet und alle Teilnehmer im Bild zeigt. Auch die Kameratechnik muss sich reibungsfrei in das System ausgewählter Komponenten einfügen. So funktioniert die AV-Lösung sowohl im physischen als auch im virtuellen Raum einwandfrei und ermöglicht Kommunikation auf höchstem Niveau.

Einrichtung und Medienmöbel

Möbel und Interieur im Konferenzraum spiegeln die Unternehmens-Kultur wider. Entweder ist das Mobiliar bereits vorhanden oder es steht eine komplette Neueinrichtung an. Professionelle AV-Unternehmen entwickeln passende Lösungen für beide Fälle. Relevant ist einerseits die technische Funktionalität. Andererseits müssen sich die Geräte stimmig ins Interieur einfügen. Entweder treten sie in einem mit historischen Möbeln eingerichteten Konferenzraum dezent in den Hintergrund. Oder sie können in Kombination mit neuen Medienmöbeln sogar bewusst klar hervortreten, um etwa die digitale Kompetenz des Unternehmens zu betonen.

Zentrale Mediensteuerung

Über die Mediensteuerung lassen sich alle Medienkanäle im Konferenzraum einstellen. Dies betrifft einerseits die einzelnen Audiokanäle der Mikrofone. Andererseits die Bildkanäle der angezeigten Medien wie Präsentationen und Videos und deren Tonspuren. Mit der Mediensteuerung lässt sich zudem die digitale Bildanzeigefläche mühelos in mehrere Segmente aufteilen. So zeigt der Bildschirm zum Beispiel bei Videokonferenzen in einem Segment das Kamerabild der Konferenzteilnehmer gezeigt. Im zweiten Segment ist das aktuell diskutierte Strategiepapier zu sehen. Es können weitere Bildsegmente hinzutreten, die sich individuell bespielen lassen.

Fazit – der digitale Konferenzraum

Konferenzräume haben hohe Ansprüche an Funktionalität und Ästhetik. Diese kann nur ein sorgfältig zusammengestelltes AV-System erfüllen. Eine maßgeschneiderte digitale Lösung schafft die technischen Voraussetzungen für gute Kommunikation vor Ort wie auch über Ländergrenzen hinweg. Die Komponenten können dezent in die Raumarchitektur eingebunden oder auch als Highlights herausgestellt werden. Wichtig ist, dass das Interieur den Spirit des Unternehmens bestmöglich widerspiegelt. Für all das sollten Unternehmen umfassende Beratungs- und Konzeptionsleistungen in Anspruch nehmen. Dafür sorgen erfahrene AV-Spezialisten wie Ahlemeyer.