Besprechungsraum einrichten mit digitaler Technik

Der digitale Besprechungsraum eröffnet neue Chancen für die flexible Teamarbeit. Mit der passenden AV-Technik arbeiten Kollegen an verschiedenen Standorten, im Homeoffice und selbst über Ländergrenzen hinweg reibungslos zusammen.

AV-Technik für digitale Teamarbeit

Die Digitalisierung hat neue Arbeitsmodelle und -strukturen mit sich gebracht. Teams arbeiten standortübergreifend, zunehmend auch international, zusammen. Die Arbeit im Homeoffice wird immer wichtiger. Dadurch kommt dem Besprechungsraum eine neue Rolle zu. Heute muss er weit mehr bieten als Besprechungstisch, Projektor und Flipchart. Es braucht eine technische Ausstattung, mit der Menschen flexibel und ortsunabhängig zusammenarbeiten können.
Mit der richtigen Bild- und Tontechnik wird der Besprechungsraum zur digitalen Einsatzzentrale für Projekte. Dafür sorgt eine individuell geplante Videokonferenzlösung aus interaktivem Touch-Display, passender Software und Audiotechnik. So verbinden sich die Kollegen im Besprechungsraum einfach mit Teammitgliedern daheim und auf der ganzen Welt. Sie bearbeiten gemeinsam Dateien, teilen Präsentationen, entwickeln neue kreative Ideen.

Den Besprechungsraum einrichten

Die Konzeption und Installation der digitalen Technik im Besprechungsraum erfordert Beratung und Planung durch ein spezialisiertes AV-Unternehmen. Die entsprechenden Projekte umfassen in der Regel sechs Schritte:
  • Eingehende Erstberatung und genaue Bedarfsanalyse
  • Ortstermin mit Vermessung, Akustik- und Lichtanalyse
  • Feinplanung der digitalen AV-Lösung inkl. Medienmöbel
  • Einbau, Einrichtung und individuelle Abstimmung aller Geräte
  • Training der Teammitglieder im Umgang mit der Technik
  • Kontinuierliche Wartung und weitere Serviceleistungen

Die technischen Geräte im Überblick

Jedes Unternehmen und nicht selten sogar jedes Team hat einzigartige Anforderungen an die digitale Bild- und Tontechnik. Deshalb braucht es für Besprechungsräume maßgeschneiderte Lösungen aus gezielt ausgewählten Komponenten. Schließlich müssen sie zugleich als Videokonferenzsystem und als digitale Arbeitsmittel vor Ort perfekt miteinander harmonieren und zuverlässig funktionieren.

Die Technik im Besprechungsraum sollte also als individuelles System zusammengestellt werden. Dabei gibt es einige Pflichtkomponenten, die keinesfalls fehlen dürfen. Neben einer digitalen Großbildanzeige mit Touch-Funktion zählen dazu ein Computer mit entsprechender Software, eine hochwertige Lautsprecher- und Mikrofontechnik sowie eine leistungsstarke Videokonferenzkamera.

Interaktive Großbildanzeige

Im Gegensatz zum Konferenzraum, wo in der Regel nicht direkt auf der Anzeigefläche gearbeitet wird, sollten Besprechungsräume über eine interaktive Bildanzeige verfügen. Dazu dient meist ein großes Touch Display mit einer Bilddiagonale zwischen 75 und 100 Zoll. Es ermöglicht, Präsentationen, Grafiken und andere Dateien per Berührungseingabe auf der Display-Oberfläche gemeinsam zu bearbeiten. Über das WLAN-Netz im Besprechungsraum können Teammitglieder zudem ihre Mobile Devices wie Smartphone, iPAD oder Laptop kabellos mit dem Display verbinden und digitale Inhalte schnell und einfach auf der großen Anzeigefläche teilen.

Computer und Software

Um Anwendungen über die Display-Oberfläche zu steuern, braucht es einen Computer, der die Eingabebefehle verarbeitet. Viele Displays bieten eine Steckvorrichtung, in die ein Slot-In-PC integriert werden kann. Der Computer arbeitet in der Regel mit Windows-Betriebssystem und lässt sich dadurch voll in die digitale Infrastruktur des Unternehmens integrieren. Mitarbeiter können sich auf Wunsch mit ihrem personalisierten Account am Display anmelden und erhalten Zugriff auf ihre Dateien. Wichtig ist zudem die Auswahl der passenden Kollaborations-Software, denn hier gibt es wesentliche Unterschiede in Bezug auf Funktionsumfang und Bedienbarkeit.

Lautsprecher und Mikrofonierung

Vor allem für hybride Meetings, in denen ein Teil des Teams im Besprechungsraum ist und der andere Teil sich per Videokonferenz zuschaltet, braucht es hochwertige Audiotechnik, mit der sich alle Teilnehmer gut verstehen können. Dafür sorgen Lautsprecher und Mikrofone, die sich genau an die räumlichen Gegebenheiten anpassen lassen und für die Verstärkung und Wiedergabe der menschlichen Stimme optimiert sind. So werden einerseits mögliche Störgeräusche effektiv vermieden, andererseits schafft die natürliche Stimmwiedergabe ein Gefühl der Nähe und überbrückt damit bestmöglich die physische Distanz zwischen den Besprechungsteilnehmern.

Videokonferenz-Kamera

Für mehr Nähe im virtuellen Meeting sorgt zudem eine Videokonferenzkamera. Sie produziert authentische Bilder selbst bei schwierigen Lichtverhältnissen und kann bei richtiger Positionierung nahezu den gesamten Besprechungsraum abbilden. Mit starker Auflösung und realistischer Farbwiedergabe sind alle Teammitglieder klar zu sehen. Ein wichtiges Ausstattungsmerkmal ist zudem ein blitzschneller Autofokus, der das Bild bei Bewegungen im Raum scharfstellt. Eine Schwenk- Neigungs- und Zoom-Funktion ist vor allem mit Fernsteuerung profitabel, denn damit kann das Kamerabild flexibel auf unterschiedliche Punkte im Raum justiert werden.

Passende Möbel

Sollen Besprechungsräume mit digitaler Technik ausgestattet werden, können die AV-Komponenten entweder in das vorhandene Mobiliar eingebunden werden oder es wird eine neue Möblierung geplant, die perfekt mit dem vorgesehenen AV-System harmoniert Dies hat den Vorteil, dass die Einrichtung von Anfang an so konzipiert werden kann, dass die technischen Geräte inklusive Stromanschlüssen und Verkabelung nahezu unsichtbar in das Interieur integriert werden. Zudem lassen sich ergonomische Features einplanen, zum Beispiel Anschlussbuchsen oder induktive Ladeflächen im Besprechungstisch, mit denen die Teammitglieder ihre Mobile Devices aufladen können.

Fazit – der digitale Besprechungsraum

Ausgestattet mit leistungsstarker AV-Technik, schafft der Besprechungsraum beste Voraussetzungen für die digitale Zusammenarbeit vor Ort und im virtuellen Raum. Die Bild- und Tontechnik sollte sich sehr genau an den Anforderungen des Unternehmens, seiner Teams und den konkreten räumlichen Gegebenheiten ausrichten. Deshalb sind individuelle technische Lösungen gefragt, die nur spezialisierte AV-Anbieter wie Ahlemeyer in Zusammenarbeit mit dem Kunden planen und umsetzen können.